Como lidar com fornecedores no dia a dia da clínica médica?

Saber como lidar com fornecedores no cotidiano clínico é uma tarefa desafiadora, que exige conhecimentos específicos e habilidades gerenciais, além do poder de negociação das partes envolvidas.

Ademais, os gestores devem analisar cuidadosamente as propostas, apurar a idoneidade das empresas e acioná-las sempre que detectar algo inadequado aos requisitos de qualidade e entrega dos produtos.

Sabendo disso, é fundamental ter atenção a todos os parâmetros que garantem o fornecimento adequado dos itens hospitalares para não incorrer em adversidades judiciais que desgastem a relação contratual.

Por isso, se você quiser saber como lidar com fornecedores, veja nossas dicas e fique esperto nessa relação! Boa leitura!

Saiba diferenciar os tipos de fornecedores

Inicialmente, é preciso conceituar os dois tipos de fornecedores: fabricantes e distribuidores. Os primeiros são representados pelas indústrias farmacêuticas e de suprimentos médicos e comercializam apenas seus produtos.

Em geral, os fabricantes optam por um faturamento mínimo mais elevado, porém a um custo menor dos produtos, devido às despesas gastas com deslocamento de itens de sua sede para outras localidades distantes geograficamente.

Já os distribuidores são revendedores de produtos clínicos e farmacêuticos de diversas indústrias fabricantes. Em geral, têm uma carta de recomendação dos fabricantes sobre os itens que comercializam para as instituições clínicas.

Todavia, o custo unitário dos produtos comercializados pelos distribuidores tende a ser mais elevado, pois se trata de preço de revenda. No entanto, o faturamento mínimo costuma ser mais baixo, uma vez que a empresa pode solicitar itens de outro fabricante no pedido de compras.

Escolher um desses fornecedores implica em conhecer as propostas de suprimentos, os prazos estabelecidos para entrega e as vantagens e desvantagens na contratação de um deles.

Além disso, é preciso avaliar o orçamento disponível e o estoque de segurança para não influenciar negativamente no cotidiano das clínicas médicas.

Solicite a documentação cadastral

Para as instituições clínicas, é importante trabalhar com empresas confiáveis e que garantam o fornecimento de medicamentos e materiais médico-hospitalares conforme o contrato estabelecido.

Dessa forma, é preciso fazer o cadastro de fornecedores com as empresas clínicas que já estão no mercado. Trata-se de um processo de levantamento da documentação obrigatória para autorização e funcionamento da companhia farmacêutica.

Nesse contexto, os gestores devem solicitar documentos, como: laudo de vistoria do corpo de bombeiros, certidão de responsabilidade técnica, autorização de funcionamento emitida pela vigilância sanitária, entre outros.

Outro requisito crucial que se aplica à gestão de medicamentos é a autorização para venda de produtos da Portaria 344/98 e suas atualizações. Trata-se dos chamados medicamentos controlados e todas as empresas precisam garantir a autorização de comercialização dessas medicações.

Qualifique os fornecedores

A qualificação é um processo em que os gestores atribuem características que vão desde a formalização do contrato até a regularidade do fornecimento. Isso significa que eles têm o poder de credenciar uma empresa de acordo com os parâmetros definidos.

As principais variáveis para a qualificação de fornecedores envolvem: regularidade no fornecimento, integridade dos produtos no momento da entrega, métodos adequados de conservação dos itens, entre outros.

Para cada fator pode ser atribuído um conceito (ótimo, bom, regular ou péssimo) ou valores (0 a 5), e no final do processo os gestores devem registrar em formulário elaborado pela instituição clínica.

Busque recomendações

O relacionamento com os fornecedores é algo que deve ser cultivado dentro dos limites do contrato, porém mantendo a educação e a presteza, virtudes que são essenciais para o sucesso dessa situação.

Sendo assim, é comum que os gestores solicitem recomendações de fornecedores em outras instituições de saúde, em relação ao atendimento antes da finalização do contrato e após o fechamento das negociações.

Isso porque os fornecedores são ávidos por novos contratos e, muitas vezes, prometem algo que não conseguem formalizar posteriormente. Apesar de constar algumas cláusulas no contrato, as reclamações geram transtornos para as clínicas e pode acarretar na ruptura do fornecimento.

Avalie o custo-benefício

Os estudos farmacoeconômicos prezam pela análise da efetividade dos medicamentos e materiais médicos e do custo inerente a esses produtos. Sendo assim, é preciso optar por itens de eficácia já comprovada e comparar os principais preços praticados no mercado.

A efetividade pode ser avaliada pela equipe clínica por meio de um parecer técnico ou de experiências prévias. Isso significa que o produto deve atender as recomendações de funcionamento conforme as indicações expressas.

Após a padronização desses itens é essencial buscar por meio de cotação ou licitação os preços mais acessíveis e as condições de faturamento mais favoráveis para a clínica.

Programe-se para a entrega

Saber lidar com fornecedores acarreta responsabilidades para os gestores também, porque, se essas empresas mantiverem a regularidade na entrega dos produtos, será preciso uma programação por parte deles. Sendo assim, é importante manter uma área física para recebimento dos artigos médicos de forma adequada, sem causar problemas na rotina da clínica.

Acontece também de os gestores solicitarem um volume maior do que o espaço de armazenamento comporta. O resultado é um acúmulo de mercadorias ou a falta em algumas situações, comprometendo a rotina de prestação de serviços clínicos. Em casos esporádicos, é possível solicitar o adiamento ou a antecipação do fornecimento.

Cadastre as informações no sistema

Um sistema de gestão eficiente deve incorporar todos os dados pertinentes aos fornecedores, às solicitação de compras e à entrada de produtos no estoque da clínica médica.

Além disso, é preciso priorizar pelo cadastro unitarizado dos produtos, de forma que sejam faturados na conta do paciente, constem no prontuário eletrônico e seja possível rastrear a utilização deles.

Isso porque todos os procedimentos, quando realizados corretamente, contribuem significativamente para produtividade das atividades clínicas e contribui para a assistência efetiva.

Lidar com os fornecedores é uma estratégia que precisa ser avaliada constantemente. Nesse contexto, é fundamental avaliar a documentação obrigatória para o funcionamento da empresa, além da proposta de contrato de prestação de serviços. Ademais, é necessário qualificar os fornecedores quantos aos méritos levantados pela instituição clínica solicitante, de forma a garantir o fornecimento desses produtos farmacêuticos.

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